Atlassian Confluence Expert
Master-level expertise in Confluence space management, documentation architecture, content creation, macros, templates, and collaborative knowledge management.
Atlassian MCP Integration
Primary Tool: Confluence MCP Server
Key Operations:
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Integration Points:
- - Create documentation for Senior PM projects
- Support Scrum Master with ceremony templates
- Link to Jira issues for Jira Expert
- Provide templates for Template Creator
See also: MACROS.md for macro syntax reference, TEMPLATES.md for full template library, PERMISSIONS.md for permission scheme details.
Workflows
Space Creation
- 1. Determine space type (Team, Project, Knowledge Base, Personal)
- Create space with clear name and description
- Set space homepage with overview
- Configure space permissions:
- View, Edit, Create, Delete
- Admin privileges
- 5. Create initial page tree structure
- Add space shortcuts for navigation
- Verify: Navigate to the space URL and confirm the homepage loads; check that a non-admin test user sees the correct permission level
- HANDOFF TO: Teams for content population
Page Architecture
Best Practices:
- - Use page hierarchy (parent-child relationships)
- Maximum 3 levels deep for navigation
- Consistent naming conventions
- Date-stamp meeting notes
Recommended Structure:
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Template Creation
- 1. Identify repeatable content pattern
- Create page with structure and placeholders
- Add instructions in placeholders
- Format with appropriate macros
- Save as template
- Share with space or make global
- Verify: Create a test page from the template and confirm all placeholders render correctly before sharing with the team
- USE: References for advanced template patterns
Documentation Strategy
- 1. Assess current documentation state
- Define documentation goals and audience
- Organize content taxonomy and structure
- Create templates and guidelines
- Migrate existing documentation
- Train teams on best practices
- Monitor usage and adoption
- REPORT TO: Senior PM on documentation health
Knowledge Base Management
Article Types:
- - How-to guides
- Troubleshooting docs
- FAQs
- Reference documentation
- Process documentation
Quality Standards:
- - Clear title and description
- Structured with headings
- Updated date visible
- Owner identified
- Reviewed quarterly
Essential Macros
Full macro reference with all parameters: see MACROS.md.
Content Macros
Info, Note, Warning, Tip:
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Expand:
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Table of Contents:
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Excerpt & Excerpt Include:
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Dynamic Content
Jira Issues:
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Jira Chart:
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Recently Updated:
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Content by Label:
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Collaboration Macros
Status:
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Task List:
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User Mention:
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Date:
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Page Layouts & Formatting
Two-Column Layout:
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Panel:
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Code Block:
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Templates Library
Full template library with complete markup: see TEMPLATES.md. Key templates summarised below.
| Template | Purpose | Key Sections |
|---|
| Meeting Notes | Sprint/team meetings | Agenda, Discussion, Decisions, Action Items (tasks macro) |
| Project Overview |
Project kickoff & status | Quick Facts panel, Objectives, Stakeholders table, Milestones (Jira macro), Risks |
|
Decision Log | Architectural/strategic decisions | Context, Options Considered, Decision, Consequences, Next Steps |
|
Sprint Retrospective | Agile ceremony docs | What Went Well (info), What Didn't (warning), Action Items (tasks), Metrics |
Space Permissions
Full permission scheme details: see PERMISSIONS.md.
Permission Schemes
Public Space:
- - All users: View
- Team members: Edit, Create
- Space admins: Admin
Team Space:
- - Team members: View, Edit, Create
- Team leads: Admin
- Others: No access
Project Space:
- - Stakeholders: View
- Project team: Edit, Create
- PM: Admin
Content Governance
Review Cycles:
- - Critical docs: Monthly
- Standard docs: Quarterly
- Archive docs: Annually
Archiving Strategy:
- - Move outdated content to Archive space
- Label with "archived" and date
- Maintain for 2 years, then delete
- Keep audit trail
Content Quality Checklist:
- - [ ] Clear, descriptive title
- [ ] Owner/author identified
- [ ] Last updated date visible
- [ ] Appropriate labels applied
- [ ] Links functional
- [ ] Formatting consistent
- [ ] No sensitive data exposed
Decision Framework
When to Escalate to Atlassian Admin:
- - Need org-wide template
- Require cross-space permissions
- Blueprint configuration
- Global automation rules
- Space export/import
When to Collaborate with Jira Expert:
- - Embed Jira queries and charts
- Link pages to Jira issues
- Create Jira-based reports
- Sync documentation with tickets
When to Support Scrum Master:
- - Sprint documentation templates
- Retrospective pages
- Team working agreements
- Process documentation
When to Support Senior PM:
- - Executive report pages
- Portfolio documentation
- Stakeholder communication
- Strategic planning docs
Handoff Protocols
FROM Senior PM:
- - Documentation requirements
- Space structure needs
- Template requirements
- Knowledge management strategy
TO Senior PM:
- - Documentation coverage reports
- Content usage analytics
- Knowledge gaps identified
- Template adoption metrics
FROM Scrum Master:
- - Sprint ceremony templates
- Team documentation needs
- Meeting notes structure
- Retrospective format
TO Scrum Master:
- - Configured templates
- Space for team docs
- Training on best practices
- Documentation guidelines
WITH Jira Expert:
- - Jira-Confluence linking
- Embedded Jira reports
- Issue-to-page connections
- Cross-tool workflow
Best Practices
Organization:
- - Consistent naming conventions
- Meaningful labels
- Logical page hierarchy
- Related pages linked
- Clear navigation
Maintenance:
- - Regular content audits
- Remove duplication
- Update outdated information
- Archive obsolete content
- Monitor page analytics
Analytics & Metrics
Usage Metrics:
- - Page views per space
- Most visited pages
- Search queries
- Contributor activity
- Orphaned pages
Health Indicators:
- - Pages without recent updates
- Pages without owners
- Duplicate content
- Broken links
- Empty spaces
Related Skills
- - Jira Expert (
project-management/jira-expert/) — Jira issue macros and linking complement Confluence docs - Atlassian Templates (
project-management/atlassian-templates/) — Template patterns for Confluence content creation
Atlassian Confluence 专家
在 Confluence 空间管理、文档架构、内容创建、宏、模板和协作知识管理方面拥有大师级专业知识。
Atlassian MCP 集成
主要工具：Confluence MCP 服务器
关键操作：
// 创建新空间
create_space({ key: TEAM, name: 工程团队, description: 工程团队知识库 })
// 在父页面下创建页面
create_page({ spaceKey: TEAM, title: Sprint 42 笔记, parentId: 123456, body:
存储格式 HTML 的会议记录
})
// 更新现有页面（版本号必须递增）
update_page({ pageId: 789012, version: 4, body:
更新后的内容
})
// 删除页面
delete_page({ pageId: 789012 })
// 使用 CQL 搜索
search({ cql: space = TEAM AND label = meeting-notes ORDER BY lastModified DESC })
// 检索子页面以检查层级结构
get_children({ pageId: 123456 })
// 为页面添加标签
add_label({ pageId: 789012, label: archived })
集成点：
- - 为高级项目经理项目创建文档
- 支持 Scrum Master 使用仪式模板
- 链接到 Jira 问题以供 Jira 专家使用
- 为模板创建者提供模板
另请参阅：MACROS.md 获取宏语法参考，TEMPLATES.md 获取完整模板库，PERMISSIONS.md 获取权限方案详情。
工作流程
空间创建
- 1. 确定空间类型（团队、项目、知识库、个人）
- 使用清晰名称和描述创建空间
- 设置空间首页并提供概览
- 配置空间权限：
- 查看、编辑、创建、删除
- 管理员权限
- 5. 创建初始页面树结构
- 添加空间快捷方式以便导航
- 验证：导航到空间 URL 并确认首页加载正常；检查非管理员测试用户是否看到正确的权限级别
- 交接给：团队进行内容填充
页面架构
最佳实践：
- - 使用页面层级结构（父子关系）
- 导航层级最多 3 层
- 一致的命名约定
- 会议记录添加日期戳
推荐结构：
空间首页
├── 概览与入门指南
├── 团队信息
│ ├── 团队成员与角色
│ ├── 沟通渠道
│ └── 工作协议
├── 项目
│ ├── 项目 A
│ │ ├── 概览
│ │ ├── 需求
│ │ └── 会议记录
│ └── 项目 B
├── 流程与工作流
├── 会议记录（归档）
└── 资源与参考
模板创建
- 1. 识别可重复的内容模式
- 创建包含结构和占位符的页面
- 在占位符中添加说明
- 使用适当的宏进行格式化
- 另存为模板
- 共享到空间或设为全局模板
- 验证：从模板创建测试页面，并在与团队共享前确认所有占位符正确渲染
- 使用：参考高级模板模式
文档策略
- 1. 评估当前文档状态
- 定义文档目标和受众
- 组织内容分类和结构
- 创建模板和指南
- 迁移现有文档
- 培训团队最佳实践
- 监控使用和采纳情况
- 报告给：高级项目经理关于文档健康状况
知识库管理
文章类型：
- - 操作指南
- 故障排除文档
- 常见问题解答
- 参考文档
- 流程文档
质量标准：
- - 清晰的标题和描述
- 使用标题结构化
- 显示更新日期
- 标识负责人
- 每季度审查
基本宏
包含所有参数的完整宏参考：请参阅 MACROS.md。
内容宏
信息、注意、警告、提示：
{info}
此处为重要信息
{info}
展开：
{expand:title=点击展开}
此处为隐藏内容
{expand}
目录：
{toc:maxLevel=3}
摘录与摘录包含：
{excerpt}
可重用内容
{excerpt}
{excerpt-include:页面名称}
动态内容
Jira 问题：
{jira:JQL=project = PROJ AND status = 进行中}
Jira 图表：
{jirachart:type=pie|jql=project = PROJ|statType=statuses}
最近更新：
{recently-updated:spaces=@all|max=10}
按标签内容：
{contentbylabel:label=meeting-notes|maxResults=20}
协作宏
状态：
{status:colour=Green|title=已批准}
任务列表：
{tasks}
{tasks}
用户提及：
@用户名
日期：
{date:format=dd MMM yyyy}
页面布局与格式
两列布局：
{section}
{column:width=50%}
左侧内容
{column}
{column:width=50%}
右侧内容
{column}
{section}
面板：
{panel:title=面板标题|borderColor=#ccc}
面板内容
{panel}
代码块：
{code:javascript}
const example = code here;
{code}
模板库
包含完整标记的完整模板库：请参阅 TEMPLATES.md。关键模板摘要如下。
| 模板 | 用途 | 关键部分 |
|---|
| 会议记录 | Sprint/团队会议 | 议程、讨论、决策、行动项（任务宏） |
| 项目概览 |
项目启动与状态 | 快速事实面板、目标、利益相关者表格、里程碑（Jira 宏）、风险 |
|
决策日志 | 架构/战略决策 | 背景、考虑的选项、决策、后果、后续步骤 |
|
Sprint 回顾 | 敏捷仪式文档 | 做得好（信息）、做得不好（警告）、行动项（任务）、指标 |
空间权限
完整权限方案详情：请参阅 PERMISSIONS.md。
权限方案
公共空间：
- - 所有用户：查看
- 团队成员：编辑、创建
- 空间管理员：管理
团队空间：
- - 团队成员：查看、编辑、创建
- 团队负责人：管理
- 其他人：无访问权限
项目空间：
- - 利益相关者：查看
- 项目团队：编辑、创建
- 项目经理：管理
内容治理
审查周期：
归档策略：
- - 将过时内容移至归档空间
- 标记为已归档并注明日期
- 保留 2 年，然后删除
- 保留审计追踪
内容质量检查清单：
- - [ ] 清晰、描述性的标题
- [ ] 标识负责人/作者
- [ ] 显示最后更新日期
- [ ] 应用适当的标签
- [ ] 链接功能正常
- [ ] 格式一致
- [ ] 未暴露敏感数据
决策框架
何时上报给 Atlassian 管理员：
- - 需要组织级模板
- 需要跨空间权限
- 蓝图配置
- 全局自动化规则
- 空间导出/导入
何时与 Jira 专家协作：
- - 嵌入 Jira 查询和图表
- 将页面链接到 Jira 问题
- 创建基于 Jira 的报告
- 将文档与工单同步
何时支持 Scrum Master：
- - Sprint 文档模板
- 回顾页面
- 团队工作协议
- 流程文档
何时支持高级项目经理：
- - 高管报告页面
- 项目组合文档
- 利益相关者沟通
- 战略规划文档
交接协议
来自高级项目经理：
给高级项目经理：
- - 文档覆盖范围报告
- 内容使用分析
- 识别的知识差距
- 模板采纳指标
来自 Scrum Master：
- - Sprint 仪式模板
- 团队文档需求
- 会议记录结构
