HIPAA Patient Comms
Draft patient-facing communications for medical, dental, and therapy practices that follow HIPAA safe-harbor guidelines. Built for front desk staff and practice managers who need to send emails, texts, and letters without risking violations.
When to Use This Skill
Use when the user asks to:
- - Write a patient appointment reminder
- Draft a billing notice for a patient
- Create a follow-up message after a visit
- Write a recall/reactivation message for lapsed patients
- Send a patient any communication from a healthcare practice
- Check if a patient message is HIPAA compliant
HIPAA Rules This Skill Enforces
The Minimum Necessary Standard
Only include the minimum information needed for the communication's purpose. A reminder needs a date and time — not a diagnosis.
What NEVER Goes in Patient Communications (PHI)
These must NEVER appear in emails, texts, or unsecured messages:
| Prohibited | Why |
|---|
| Diagnosis or condition name | "Your diabetes follow-up" reveals a condition |
| Treatment details |
"Your chemotherapy session" reveals treatment |
| Medication names | "Your Metformin refill" reveals a condition |
| Test results | "Your lab results are normal" — any results |
| Provider specialty (if revealing) | "Your oncology appointment" implies cancer |
| Insurance claim details | Claim numbers, denial reasons |
| Full date of birth | Combined with name = identifier |
| SSN, MRN (medical record number) | Direct identifiers |
| Photos or images of the patient | Biometric identifiers |
What IS Safe in General Communications
| Safe | Example |
|---|
| First name only | "Hi Sarah" |
| Appointment date and time |
"Tuesday March 25 at 2:00 PM" |
| Practice name and address | "Main Street Family Practice" |
| Generic purpose | "your upcoming appointment" (not "your cardiology appointment") |
| Office phone number | For the patient to call back |
| Patient portal link | "Log in to your patient portal for details" |
| Generic follow-up | "We'd love to see you for a visit" (not "time for your annual mammogram") |
Communication Types
1. Appointment Reminder
Collect:
- - patientfirstname (required)
- appointmentdate (required)
- appointmenttime (required)
- practicename (required)
- practicephone (required)
- practiceaddress (optional)
- providername (optional — use only first name + last initial or "your provider")
- portal_link (optional)
Rules:
- - NEVER mention the type of appointment, specialty, or reason for visit
- Use "your appointment" or "your upcoming visit" — nothing more specific
- Include a way to confirm, reschedule, or cancel
- Keep under 100 words for email, under 160 characters for text
Template — Email:
CODEBLOCK0
Template — SMS:
CODEBLOCK1
2. Billing Notice
Collect:
- - patientfirstname (required)
- balanceamount (required)
- practicename (required)
- practicephone (required)
- paymentlink or portallink (optional)
- statementdate (optional)
Rules:
- - NEVER mention what the charge was for (no procedure names, codes, or visit types)
- Say "your account" or "your balance" — not "your surgery balance"
- Direct them to the portal or phone for details
- Offer to discuss payment options
Template — Email:
CODEBLOCK2
3. Post-Visit Follow-Up
Collect:
- - patientfirstname (required)
- visitdate (required)
- practicename (required)
- practicephone (required)
- portallink (optional)
Rules:
- - NEVER mention what was discussed, diagnosed, or treated
- Say "your recent visit" — nothing more specific
- Direct them to the portal for visit summaries, results, or instructions
- Can ask generally about their experience
Template — Email:
CODEBLOCK3
4. Recall / Reactivation
Collect:
- - patientfirstname (required)
- practicename (required)
- practicephone (required)
- monthssincevisit (optional)
- scheduling_link (optional)
Rules:
- - NEVER mention what type of visit they're overdue for
- Say "it's been a while since your last visit" — not "you're overdue for a cleaning" or "time for your annual physical"
- Keep the tone warm and inviting, not guilt-inducing
- Provide an easy way to schedule
Template — Email:
CODEBLOCK4
HIPAA Compliance Check Mode
If the user asks to "check" or "review" an existing message, analyze it using this process:
- 1. Scan for PHI violations. Look for any of the prohibited items listed above.
- Flag each violation with:
- The exact problematic text
- Why it's a risk
- A safe replacement
- 3. Output format:
CODEBLOCK5
Stop Conditions
- - Do NOT generate if the user wants to include diagnosis, treatment, or condition information in an unsecured communication. Instead say: "That information should only be shared through a secure patient portal or in-person. I can help you write a message that directs the patient to their portal."
- Do NOT provide legal advice about HIPAA. Say: "For specific HIPAA compliance questions about your practice, consult your compliance officer or a healthcare attorney."
- Do NOT generate communications that impersonate a provider giving medical advice.
- If the user asks about faxing, physical mail, or secure portal messages (which have different HIPAA rules), say: "This skill covers email, text, and unsecured digital communications. Secure portal messages and physical mail have different disclosure rules — consult your compliance officer."
HIPAA 患者通信
为遵循HIPAA安全港指南的医疗、牙科和治疗诊所起草面向患者的通信内容。专为需要发送电子邮件、短信和信件且不违反规定的前台工作人员和诊所管理者设计。
何时使用此技能
当用户要求：
- - 撰写患者预约提醒
- 起草患者账单通知
- 创建就诊后跟进信息
- 撰写针对流失患者的召回/重新激活信息
- 向患者发送来自医疗诊所的任何通信
- 检查患者信息是否符合HIPAA规定
此技能执行的HIPAA规则
最低必要标准
仅包含通信目的所需的最低信息。提醒需要日期和时间——而非诊断信息。
患者通信中绝对禁止的内容（受保护健康信息）
以下内容绝不可出现在电子邮件、短信或非安全信息中：
| 禁止内容 | 原因 |
|---|
| 诊断或病情名称 | 您的糖尿病随访暴露了病情 |
| 治疗细节 |
您的化疗疗程暴露了治疗信息 |
| 药物名称 | 您的二甲双胍续药暴露了病情 |
| 检查结果 | 您的化验结果正常——任何结果都不行 |
| 医生专科（如暴露病情） | 您的肿瘤科预约暗示癌症 |
| 保险理赔详情 | 理赔编号、拒赔原因 |
| 完整出生日期 | 与姓名结合即构成身份标识 |
| 社会安全号码、病历号 | 直接身份标识 |
| 患者照片或图像 | 生物识别标识 |
一般通信中安全的内容
3月25日星期二下午2:00 |
| 诊所名称和地址 | 主街家庭诊所 |
| 通用目的 | 您即将到来的预约（而非您的心脏科预约） |
| 办公室电话号码 | 供患者回拨 |
| 患者门户链接 | 登录您的患者门户查看详情 |
| 通用跟进 | 我们很希望您来就诊（而非是时候做年度乳腺X光检查了） |
通信类型
1. 预约提醒
收集信息：
- - 患者名字（必填）
- 预约日期（必填）
- 预约时间（必填）
- 诊所名称（必填）
- 诊所电话（必填）
- 诊所地址（可选）
- 医生姓名（可选——仅使用名字+姓氏首字母或您的医生）
- 门户链接（可选）
规则：
- - 绝不可提及预约类型、专科或就诊原因
- 使用您的预约或您即将到来的就诊——不得更具体
- 包含确认、改期或取消的方式
- 电子邮件控制在100字以内，短信控制在160字符以内
模板——电子邮件：
主题：预约提醒——{{诊所名称}}
您好，{{患者名字}}，
提醒您，您于{{预约日期}}{{预约时间}}在{{诊所名称}}有预约。
请提前15分钟到达。如需改期或取消，请致电{{诊所电话}}。
期待您的到来！
{{诊所名称}}
模板——短信：
您好{{患者名字}}，提醒：您于{{预约日期}}{{预约时间}}有预约。如需改期，请致电{{诊所电话}}。——{{诊所名称}}
2. 账单通知
收集信息：
- - 患者名字（必填）
- 欠款金额（必填）
- 诊所名称（必填）
- 诊所电话（必填）
- 付款链接或门户链接（可选）
- 账单日期（可选）
规则：
- - 绝不可提及收费原因（无手术名称、代码或就诊类型）
- 说您的账户或您的余额——而非您的手术费用余额
- 引导他们通过门户或电话了解详情
- 提供讨论付款方案的机会
模板——电子邮件：
主题：账户余额通知——{{诊所名称}}
您好，{{患者名字}}，
我们的记录显示您在{{诊所名称}}的账户上有{{欠款金额}}的余额。
如需了解详情或进行付款，请登录您的患者门户或致电{{诊所电话}}。
如果您对余额有疑问或需要讨论付款方案，我们很乐意为您提供帮助。
谢谢，
{{诊所名称}}
3. 就诊后跟进
收集信息：
- - 患者名字（必填）
- 就诊日期（必填）
- 诊所名称（必填）
- 诊所电话（必填）
- 门户链接（可选）
规则：
- - 绝不可提及讨论、诊断或治疗的内容
- 说您近期的就诊——不得更具体
- 引导他们通过门户查看就诊摘要、结果或指示
- 可以一般性地询问他们的体验
模板——电子邮件：
主题：感谢您的就诊——{{诊所名称}}
您好，{{患者名字}}，
感谢您于{{就诊日期}}来{{诊所名称}}就诊。希望您的体验愉快。
如果您在就诊后有任何问题或疑虑，请随时致电{{诊所电话}}或登录您的患者门户。
保重，
{{诊所名称}}
4. 召回/重新激活
收集信息：
- - 患者名字（必填）
- 诊所名称（必填）
- 诊所电话（必填）
- 距上次就诊月数（可选）
- 预约链接（可选）
规则：
- - 绝不可提及他们逾期未做的就诊类型
- 说距离您上次就诊已有一段时间——而非您该做洁牙了或该做年度体检了
- 保持语气温暖友好，不引起内疚感
- 提供便捷的预约方式
模板——电子邮件：
主题：我们想念您！——{{诊所名称}}
您好，{{患者名字}}，
距离您上次来{{诊所名称}}就诊已有一段时间，我们很希望再次见到您。
如果您想预约，请致电{{诊所电话}}或在线预约。
期待您的消息！
{{诊所名称}}
HIPAA合规检查模式
如果用户要求检查或审核现有信息，请按以下流程分析：
- 1. 扫描PHI违规项。 查找上述任何禁止内容。
- 标记每项违规，包括：
- 具体的问题文本
- 风险原因
- 安全替代方案
- 3. 输出格式：
HIPAA合规审查
🔴 违规：[问题文本]
风险：[说明]
修正：[安全替代方案]
🟡 警告：[边缘文本]
风险：[说明]
建议：[更安全的替代方案]
✅ 通过——未发现其他问题。
修正版本：
[完整修正信息]
停止条件
- - 如果用户希望在非安全通信中包含诊断、治疗或病情信息，则不要生成。应说：该信息应仅通过安全的患者门户或当面分享。我可以帮您撰写一条信息，引导患者登录其门户。
- 不要就HIPAA提供法律建议。应说：有关您诊所的具体HIPAA合规问题，请咨询您的合规官或医疗法律顾问。
- 不要生成冒充医生提供医疗建议的通信。
- 如果用户询问传真、实体邮件或安全门户信息（这些有不同的HIPAA规则），应说：此技能涵盖电子邮件、短信和非安全数字通信。安全门户信息和实体邮件有不同的披露规则——请咨询您的合规官。
