Homestruk Lease Renewal Tracker
Proactively manage lease renewals using a 90-day timeline
to maximize tenant retention and optimize rent pricing.
When to Use This Skill
- - "Any leases expiring soon?"
- "Time to renew [tenant name]?"
- "What should I set rent to for [property]?"
- "Draft a renewal offer for [tenant]"
- Weekly/monthly lease expiration check
- Cron job: run monthly to flag upcoming renewals
Data Sources
Read these files for current lease data:
- - ~/.openclaw/shared/properties.json (all properties)
- ~/.openclaw/shared/tenants.json (tenant details)
- ~/.openclaw/shared/rent-roll.json (current rents)
The 90-Day Renewal Timeline
Day 90 Before Expiry: ASSESSMENT
- - Flag the lease as "renewal pending"
- Pull current rent from rent-roll.json
- Run the homestruk-rent-comps skill to get market rate
- Review tenant payment history (any late payments?)
- Review maintenance request history (high maintenance tenant?)
- Check if owner has expressed intent to sell or renovate
- Decision: Renew, raise rent, or non-renew?
Day 75: PRICING DECISION
- - Compare current rent to market comps
- Calculate proposed increase:
- Good tenant, below market: increase 3-5%
- Good tenant, at market: increase 0-3% (retention)
- Average tenant, below market: increase to market
- Problem tenant: consider non-renewal
- - Get owner approval on proposed rent
- MA note: No rent control in most cities
At-will: 30 days notice for increase (MGL c.186 s.12)
Fixed-term: increase at renewal, not mid-lease
Day 60: RENEWAL OFFER
Draft renewal offer letter including:
- - Current rent and proposed new rent
- Lease term (12 months recommended)
- Any updated terms or rules
- Deadline to respond (14 days)
- Benefits of renewing (no moving costs, established home)
- Contact info for questions
Draft template:
CODEBLOCK0
Save draft to: ~/.openclaw/workspace/drafts/renewal-[tenant-slug]-[date].md
Day 45: FOLLOW-UP (if no response)
- - Call or text the tenant directly
- Confirm they received the offer
- Ask if they have questions or concerns
- If they want to negotiate: schedule a call
- Update status in tracking
Day 30: DECISION DEADLINE
- - If tenant accepts: draft new lease, schedule signing
- If tenant counters: evaluate counteroffer vs market data
- Accept if within 3% of your target
- Counter back if more than 3% gap
- Walk away if tenant demands below-market rent
- - If tenant declines or no response:
- Begin vacancy prep (run homestruk-rent-comps for listing price)
- Schedule turnover using rent-ready checklist
- Notify owner of expected vacancy dates and costs
Day 14: FINAL ESCALATION
- - If still no signed renewal: assume non-renewal
- Begin marketing the unit
- Send formal non-renewal notice (if required by lease)
- Schedule move-out inspection
- Prepare security deposit return timeline (30 days per MA law)
Day 0: LEASE EXPIRES
- - If renewed: new lease begins, update rent-roll.json
- If vacated: execute move-out SOP (04-move-out-ma.md)
- Update properties.json with new status
Renewal Tracking Dashboard
When asked "any leases expiring soon?" scan all properties
and output:
CODEBLOCK1
Integration
- - Uses homestruk-rent-comps skill for market pricing
- References SOP: ~/.openclaw/workspace/sops/03-lease-renewal-ma.md
- References SOP: ~/.openclaw/workspace/sops/04-move-out-ma.md
- Updates: ~/.openclaw/shared/rent-roll.json on renewal
- Reads: ~/.openclaw/shared/properties.json for lease dates
- Knowledge base: homestruk-kb for MA rent increase rules
About Homestruk
This skill is part of the Homestruk Landlord Operations System —
a complete property management toolkit for self-managing landlords.
Free: Download the Rent-Ready Turnover Checklist at homestruk.com
Full System: 10 operations documents + spreadsheets at homestruk.com
Built by Homestruk Properties LLC | homestruk.com
Homestruk 租约续签追踪器
使用90天时间线主动管理租约续签，
以最大化租户留存率并优化租金定价。
何时使用此技能
- - 是否有租约即将到期？
- 是时候续签[租户姓名]的租约了吗？
- [物业名称]的租金应设定为多少？
- 为[租户姓名]起草续租要约
- 每周/每月租约到期检查
- 定时任务：每月运行以标记即将到来的续签
数据来源
读取以下文件获取当前租约数据：
- - ~/.openclaw/shared/properties.json（所有物业）
- ~/.openclaw/shared/tenants.json（租户详情）
- ~/.openclaw/shared/rent-roll.json（当前租金）
90天续签时间线
到期前第90天：评估
- - 将租约标记为待续签
- 从rent-roll.json中提取当前租金
- 运行homestruk-rent-comps技能获取市场租金
- 审查租户付款记录（是否有逾期付款？）
- 审查维修请求记录（高维护租户？）
- 检查业主是否有出售或翻新意向
- 决策：续签、涨租或不续签？
第75天：定价决策
- 优质租户，低于市场价：上涨3-5%
- 优质租户，与市场价持平：上涨0-3%（留存策略）
- 普通租户，低于市场价：涨至市场价
- 问题租户：考虑不续签
- - 获得业主对建议租金的批准
- 马萨诸塞州备注：大多数城市无租金管制
任意租赁：涨租需提前30天通知（MGL c.186 s.12）
固定期限：续签时涨租，而非租期中途
第60天：续租要约
起草续租要约函，包括：
- - 当前租金和建议新租金
- 租期（建议12个月）
- 任何更新的条款或规则
- 回复截止日期（14天）
- 续租好处（无搬家费用，已安定的家）
- 咨询联系方式
起草模板：
尊敬的[租户姓名]：
您在[地址]的租约将于[日期]到期。我们珍视您作为
租户，并愿意为您提供续租机会。
建议条款：
新月租金：$[金额]（当前为$[当前租金]）
租期：12个月（[开始日期]至[结束日期]）
所有其他条款保持不变。
请在[截止日期 - 发函后14天]前回复，确认您
的续租意向。若届时未收到您的回复，
我们将开始为新房客准备该单元。
感谢您的租住，期待继续我们的合作关系。
此致
[物业经理姓名]
Homestruk Properties
保存草稿至：~/.openclaw/workspace/drafts/renewal-[租户简称]-[日期].md
第45天：跟进（如无回复）
- - 直接致电或发短信给租户
- 确认他们已收到要约
- 询问是否有问题或顾虑
- 如对方希望协商：安排通话
- 更新追踪系统中的状态
第30天：决策截止日
- - 如租户接受：起草新租约，安排签署
- 如租户还价：评估还价与市场数据对比
- 如在目标价3%以内：接受
- 如差距超过3%：还价
- 如租户要求低于市场租金：放弃
- 开始空置准备（运行homestruk-rent-comps获取挂牌价）
- 使用入住准备清单安排交接
- 通知业主预计空置日期和成本
第14天：最终升级
- - 如仍未签署续租：视为不续签
- 开始营销该单元
- 发送正式不续签通知（如租约要求）
- 安排搬出检查
- 准备押金退还时间表（根据马萨诸塞州法律30天内）
第0天：租约到期
- - 如已续签：新租约开始，更新rent-roll.json
- 如已搬离：执行搬出标准操作流程（04-move-out-ma.md）
- 更新properties.json中的新状态
续签追踪仪表板
当被问及是否有租约即将到期？时，扫描所有物业并输出：
租约续签仪表板 — [日期]
紧急（30天内）：
🔴 [物业] — [租户] — 到期日 [日期] — 状态：[X]
即将到期（30-90天）：
🟡 [物业] — [租户] — 到期日 [日期] — 状态：[X]
一切正常（90天以上或按月租赁）：
🟢 [物业] — [租户] — 到期日 [日期]
集成
- - 使用homestruk-rent-comps技能获取市场定价
- 参考标准操作流程：~/.openclaw/workspace/sops/03-lease-renewal-ma.md
- 参考标准操作流程：~/.openclaw/workspace/sops/04-move-out-ma.md
- 续签时更新：~/.openclaw/shared/rent-roll.json
- 读取：~/.openclaw/shared/properties.json获取租约日期
- 知识库：homestruk-kb获取马萨诸塞州涨租规则
关于 Homestruk
此技能是 Homestruk 房东运营系统的一部分——
为自行管理物业的房东提供的完整物业管理工具包。
免费： 在 homestruk.com 下载入住准备交接清单
完整系统： 10份运营文档+电子表格，请访问 homestruk.com
由 Homestruk Properties LLC 构建 | homestruk.com
